Få kontroll med kalenderen din med denne enkle øvelsen

00:01 Hege ChristineVelkommen til The Edit-podkasten, som handler om det som ligger mellom ideene og resultatene – struktur, prioritering og smartere måter å drive business på. Jeg er Hege Christine, og i dag vil jeg snakke om kalenderen din. Hvis det er slik at uken din alltid blir full, så er det som regel fordi kalenderen din ikke har noen rammer. Du sier ja til møter, du tar inn forespørsler, du prøver å klemme inn produksjonen der det er plass. Plutselig er det fredag formiddag, du er halvveis i listen din, du har jobbet mye, men du føler at du har fått gjort for lite.

00:28 Hege ChristineDet handler som oftest ikke om at du ikke jobber nok. Det handler om at du ikke har en strategi for tiden din. Kalenderen din er ikke en to-do-liste. Den er en strategi. Hvis ikke du bestemmer rammen, blir rammen bestemt for deg. Så i dag vil jeg ta deg med bak kulissene på en øvelse jeg selv gjør, og som jeg gjør med kunder: hvordan du lager en ideell uke. Vi skal ikke starte med business, vi skal starte med livet. Og dette er en metode du kan bruke en gang i kvartalet, og så bruker du den hver uke når du planlegger.

00:38 Hege ChristineEn liten disclaimer: det tar tid å lage den første gangen, og etter litt justeringer, men når den er på plass reduserer den planleggingsarbeidet ditt betydelig. Det er heller ikke slik at du kommer til å treffe 100 prosent hver uke. Det er ikke poenget. Poenget er at du har en plan å navigere etter, og når du må gjøre et unntak – for det må du – så vet du hva du må kompensere for.

00:44 Hege ChristineSå før vi starter: denne passer ikke for deg som elsker å ha en slapp, fri kalender. Den passer hvis du vil ha kontroll, struktur og rom til å faktisk få gjort det du ønsker å få gjort. En ideell uke er at du skal se på tiden som et budsjett. På samme måte som du budsjetterer penger, der du bestemmer deg for hva du skal bruke før du bruker det, så budsjetterer du tid. Du bestemmer hva uken skal inneholde før den starter. Om det er på papir, om det er en digital kalender – vi jobber ikke reaktivt, vi jobber proaktivt.

01:08 Hege ChristineDet er en samling retningslinjer som du setter opp i starten av kvartalet, og som du bruker hver uke når du planlegger. Ikke en rigid plan, det er ikke låst – en mal som gjør at du slipper å ta de samme avgjørelsene hver uke. Hvis du for eksempel har bestemt at mandag er for planlegging og produksjon, slipper du å tenke på det hver mandagsmorgen. Du vet allerede hva dagen skal handle om, og hvis noen vil booke et møte med deg på mandag formiddag, kan du si at du er ledig klokken 14, fordi du har bestemt at mandag formiddag er beskyttet tid. Det er noe som gir deg kontroll, ikke bare over kalenderen din, men også over energien din. Poenget med denne uken er ikke at du skal kunne kontrollere 100 prosent av hva som skjer – det kan du ikke – men jeg kan love at du kan komme mye nærmere enn du tror.

01:54 Hege ChristineMen for å sette opp denne uken må vi først vite hva vi faktisk skal med. Jeg mener alt – ikke bare det som står i kalenderen din i dag, ikke bare de store oppgavene. Jeg mener absolutt alt. Og dette kan ta tid. For noen er det lett – de vet hva de gjør, de vet hvor tiden går. Men hvis jeg spurte deg – hva gjør du egentlig i løpet av en uke – kan du svare meg på det? For mange er det overraskende vanskelig å svare på. Derfor anbefaler jeg at du tracker det – bruker en uke på å faktisk registrere hva tiden går til. Der har vi apper som Toggl, Clockify, eller du bare tar tid manuelt med mobilen, skriver det opp, gjør det gjennom en uke, og prøver å se et mønster. For veldig få vet faktisk hva tiden går til før de måler det.

02:47 Hege ChristineNår du har oversikt, kjører du en braindump – lister opp alt du gjør i uken. Kundemøter, leveranser, support, innholdsproduksjon, Instagram, LinkedIn, podcast, nyhetsbrev, salg, oppfølging, admin, regnskap, teknisk innspørring, e-post, meldinger, sosiale medier, planlegging, strategi, research – alle de små tingene som stjeler tid. Og så har vi livet: trening, måltider, søvn, telefontid med folk du vil holde kontakt med, privat tid, faste avtaler, ting du ønsker å prioritere. Når du har den fulle oversikten, ser du mønstre. Mye av det du gjør kan grupperes. E-post 15 ganger om dagen kan bli til to økter. Møter som er spredt utover hele uken kan samles til to dager. Innholdsproduksjon litt her og der kan bli en dedikert dag. Men du ser det ikke før du har oversikten over hva du gjør.

03:33 Hege ChristineOg det er den oversikten som gjør at du nå faktisk kan begynne å bygge kalenderen din. Og som jeg sa, vi starter ikke med business, vi starter med livet. For dette handler om hellige grenser, ting som ikke er forhandlingsbare. Det handler ikke om å blokke hvert eneste minutt – det handler om å dedikere tid til det som er viktig. Legg inn de faste tingene du har – det kan være trening på faste tider, det kan være telefontid. For meg er det viktig å ha satt av tid til familien, som er fast i kalenderen. Tid dedikert til å snakke med folk jeg bryr meg om, ikke bare når det passer seg. Det kan være en blokk for privat tid – tid hvor du bare har rom til deg selv, ingen arbeid, ingen forpliktelser, bare tid til å tenke, være eller gjøre noe du vil.

04:09 Hege ChristineFor meg har jeg en fast lunsjblokk mellom klokken 12 og 13 hver dag, som jeg beskytter. Det er et rom der jeg har mulighet til å lage meg et godt måltid, lufte meg, koble av. Det er non-negotiable. Det er livet, og det skal stå i kalenderen før businessen. Det handler om at du er utilgjengelig da – du er opptatt, fordi tid med deg selv er like viktig som tid med en kunde. Når tid er dedikert, beskytter du den. Du flytter den ikke for et møte, og du sier at du er ledig andre tider.

04:40 Hege ChristineSelvfølgelig kan det være steder der du må flytte lunsjavtalen med deg selv en halvtime frem. Men poenget mitt er at mønsteret må være innarbeidet før du kan tillate deg det unntaket. Og når du aldri flytter lunsjen, har du et eget slags forhold til den avtalen. Så vi er ute etter et rammeverk – noen ting du faktisk kan holde deg til når hverdagen presser på. I oversikten fokuserer vi primært på arbeidstid på ukedager – mandag til fredag. Du kan velge å strukturere helgen også hvis det passer deg. Kanskje du har personlige ærend på lørdagen, kanskje det er faste ting du liker på søndagen. Personlig liker jeg å ha fleks på helger, så jeg strukturerer ikke det i min ideelle uke. Men poenget er at alt det faste ligger der, så du vet hva som er tilgjengelig for arbeid.

05:22 Hege ChristineOg en viktig regel: hvis noe er viktig for at uken skal fungere, skal det dedikeres tid til det i kalenderen – så du faktisk tar det med deg selv. Hvis du har et team, kan det være lurt å dele den ideelle uken med dem, så de vet når du er tilgjengelig og når ikke.

05:33 Hege ChristineNår du vet hva som er tilgjengelig for arbeid, kan vi begynne å legge inn selve arbeidsblokkene. Her har jeg to lag: dagstema og timeblocking. Hver dag kan ha en rolle, et tema. Mandag kan være planlegging og produksjon. Tirsdag kan være kundemøter og leveranser. Onsdag kan være prosjektarbeid. Torsdag kan være synlighet og innhold. Fredag kan være admin og gjennomgang. Du kan også sette halve grenser for når dagen starter og slutter – la oss si 08.30 til 18.00. Det gir deg rom – paradoksalt nok får du gjort mer, fordi tiden er avgrenset.

06:04 Hege ChristineDet andre laget er timeblocking innenfor de dagene. Det er ikke bare slik at hele tirsdagen er kundedag – jeg sier at tirsdag 09.00 til 11.00 er fokusarbeid, 11.00 til 13.00 er kundemøter, 13.00 til 14.00 er buffer, 14.00 til 16.00 er bransje. Altså la meg ta deg gjennom min tirsdag: 09.00 til 09.30 er en oppstartsrutine – går gjennom dagen, sjekker e-post, tenker på hva som skal gjøres. 09.30 til 11.30 er en dedikert blokk til CEO-arbeid, fokus på leveranse og diverse arbeid – to timer med enten produksjon eller leveranse. 11.30 til 12.00 er meldinger på sosiale medier – svarer på ting som har kommet inn, følger opp. 12.00 til 13.00 er lunsj. 13.00 til 16.00 er kundemøter, eventuelt oppfølging – tre timer der jeg er tilgjengelig for møter og har mulighet til å booke tid med. 16.00 til 17.00 er avslutning – en shutdown-rutine der du setter ned, avslutter dagen og tenker på hva du skal gjøre dagen etter, og tømmer hodet.

07:14 Hege ChristineHvis du ser på hvordan dette henger sammen, har dagen en struktur, den har blokker, og hver blokk har en rolle. For meg er 09.30 til 11.30 beskyttet for CEO-arbeid. Er det booket? Nei, møter det ikke – jeg er opptatt. Hvis noen spør om å møte klokken 10 på en tirsdag, sier jeg at jeg er ledig klokken to.

07:31 Hege ChristineMen så kommer unntakene, for unntak er ikke til å unngå. Da må du kompensere. Hvis jeg må ta et viktig møte klokken 10 på en tirsdag, og det krasjer med CEO-blokken, så legger jeg til ekstra fokustid samme dag – kanskje jeg strekker avslutningsblokken og jobber 17 til 19 i stedet, eller flytter fokuset til onsdagsmorgenen. Poenget er at unntak ikke bare skal forsvinne – du skal aktivt kompensere for det. Og så er det perioder der planen går helt ut – når noe er presserende, en deadline eller en lansering eller et prosjekt som skal leveres, da legger jeg til side hele planen. Det er helt greit. Da legger jeg inn timene som trengs, bare for å få det gjort.

08:16 Hege ChristineDet handler ikke om å holde fast i strukturen for strukturens skyld. Det handler om at du har en plan å falle tilbake på når den intensive perioden er over. Hver mandag – unnskyld, hver fredag – vil jeg helst jobbe maks tre timer. Det er ikke nødvendigvis alltid slik. Hvis det er noe som må gjøres, jobber jeg det som trengs. Hvis hele uken er intens, justerer du hele uken. Det viktigste er at du vet forskjellen på unntaket og normen, og at du aktivt velger å gå ut av planen, ikke bare blir drevet av omstendighetene.

08:47 Hege ChristineDet andre som er viktig er å gi deg selv litt slack – bygge inn fleksibilitet. Min ukeplan gjør at jeg har fleks på mandag formiddag og fredag ettermiddag. Den fleksibiliteten betyr at jeg har rom for lang helg dersom det er ønskelig, og jeg kan dytte inn eventuelt arbeid til søndag dersom det er noe som må gjøres. Det handler ikke om å være rigid – det handler om å ha en plan, så du vet hva du justerer når du må justere. Og hvis det lar seg gjøre, samle møter på én eller to dager i uken. For det er ikke bare møtene som tar tid – det er før og etter, det mentale. Hvis du har møter spredt over hele uken, er du aldri helt uten møtemodus. Hvis møtene for eksempel ligger tirsdag og onsdag, er mandag, torsdag og fredag til dyp produksjon. Selv har jeg valgt å ha tirsdag og onsdag ettermiddag tilgjengelig for møter, og det gjør det veldig enkelt for meg å plassere møteforespørsler.

09:41 Hege ChristineOg så legger jeg inn buffer – 30 til 60 minutter, to til tre ganger i uken. Buffer er noe som gjør planen realistisk – møter går over, ting tar lengre tid enn det du trodde, eller det dukker opp noe uventet. En buffer gjør at forsinkelsen ikke ødelegger hele dagen. Tidsblokkene skal være realistiske. La oss si du kjører 30 minutters buffer mellom fokus og lunsj på tirsdag – buffertiden kan være meldinger, e-post, sosiale medier, eller andre ting som fungerer som buffer dersom du trenger ekstra tid.

10:12 Hege ChristineDet er ikke slik at du trenger ti ulike dagsmaler. Du kan ha tre til fire ulike blokker som går igjen. Vi trenger alle fokusarbeid og produksjon, møter og leveranse, synlighet og innhold, admin og planlegging. Du kan gruppere oppgavene fra braindumpen din, og så kan du sette dem inn i disse ulike blokkene. Og så plasserer du blokkene basert på energi – når har du mest overskudd, når er du mest kreativ? Legg tungt arbeid på det tidspunktet. Når du har minst energi, kan du legge admin og eventuelle møter der.

10:44 Hege ChristineNår du har disse blokkene på plass, er det én ting til som gjør at dette faktisk henger sammen: hvordan du starter og avslutter dagen. Det som gjorde størst forskjell for meg, var ikke bare å ha blokkene i kalenderen. Det var oppstart- og avslutningsrutinen. Tanken er ganske enkel: du trenger en portal inn i arbeidsdagen, og en portal ut. Først er oppstartsrutinen – det første du gjør når du setter deg ned for å jobbe. Ikke bare hoppe rett inn i det første som skal gjøres, men få oversikt, bestemme deg for hva som skal skje i dag.

11:31 Hege ChristineI min egen oppstartsrutine setter jeg meg ned, puster litt, sjekker e-post, sjekker meldinger, svarer på det som er raskt og viktig, flagger det som må tas senere, sjekker kalenderen – hva som skjer i dag, om det er noe jeg må forberede meg til – og velger ut én til tre ting som skal gjøres i dag. Jeg skriver dem ned, og så åpner jeg første fokusblokk. Det tar gjerne 15 til 30 minutter, og det gjør at jeg kan starte dagen mye mer fokusert.

11:41 Hege ChristineOg så har du avslutningsrutinen – det siste du gjør før du stenger dagen. Ikke bare lukke laptopen og håpe på det beste til morgenen, men gå gjennom e-postmeldinger en siste gang, svare på det som må svares, la resten vente. Se på dagens tre ting – hva har blitt gjort, hva har ikke blitt gjort? Skriv ned én til tre ting for i morgen. Tøm hodet – hvis det er noen ting som ligger der, skriv det ned så det ikke gnager i kveld. Så kan du avslutte dagen, og du kan slippe arbeidet når du er ferdig, i stedet for at det ligger og gnager mens du prater om noe helt annet med noen du bryr deg om. Og kvaliteten på fritiden øker når du har stengt ned ordentlig – du kan være mer til stede med dem du bryr deg om, og faktisk bruke tid på det du ønsker å bruke tid på.

12:33 Hege ChristineOg der har du dagene på plass. Men det er én ting til som gjør dette enda bedre: å tenke på måneden. For det er ikke slik at hver uke er lik. Derfor planlegger jeg for en ideell måned med fire ulike uker. Den ideelle uken kan være med alt, men en ideell måned gir meg større rom til blokker. For min del har jeg fire uketyper i måneden som jeg gjentar, og som gir rom for det som trengs. Det kan være én innholdsdag i måneden der jeg produserer masse på én gang. Det kan være én hel rydde-dag der jeg går gjennom økonomien, en planleggingsdag. Det betyr at jeg ikke må klemme inn litt innholdsproduksjon hver uke, fordi jeg har en dag dedikert til det én gang i måneden, som kan gi meg dypere fokus på det jeg driver med.

13:19 Hege ChristineOg batching – å gruppere like oppgaver sammen, ikke bare innenfor uken, men over måneden. For eksempel podcastepisoder kan produseres i bolker. Rydding kan gjøres én gang i måneden. Større strategi er noe jeg elsker å dykke dypt i over én til to dager. Det gir mer effekt, og mindre kontekstskifte gir bedre flyt. Så når du har kommet i gang med den ideelle uken, tenk også den ideelle måneden. Hva kan bæres? Hva trenger en hel dag, og ikke bare en time?

13:49 Hege ChristineOg når du har ting på plass, når du har skissert dette, er det på tide å gjøre det praktisk og visuelt. Jeg laget dette i Google Calendar. Jeg setter opp en egen kalender – en idealkalender – der jeg fargekoder blokkene, for eksempel blått for fokusarbeid, grønt for møter, gult for admin, personlig og så videre. Så setter jeg opp disse hendelsene som recurring events, og justerer tilgjengeligheten basert på blokkene. Etter en liten stund kan du kjøre en uke i den nye kalenderen, og så justere litt på den etter faktiske behov. Justeringen er det som gjør at dette faktisk kan fungere. Det er en plan, en mal, som du kan komme tilbake til hvert kvartal eller når du føler at ting har endret seg og må justeres.

14:36 Hege ChristineSå sett deg tid i slutten av hvert kvartal. Evaluer gjerne hva som gikk igjen, hva som fungerte, hva som ikke fungerte, hva som skal justeres. Og så oppdaterer du malen. Det kan ta deg 30 minutter og spare deg for timer hver uke.

14:48 Hege ChristineMen før vi avslutter, vil jeg også gi deg de tre største fellene folk går i. Feil nummer én: kalenderen er full av møter, men har null rom for produksjon. Hvis alt er møter, når produserer du? Du må beskytte fokuset, ellers blir det bare en ad hoc-møtemaskin. Feil nummer to: alt er spredt over uken, du bruker energi på overganger – et møte klokken 10, fokus klokken 11, et møte klokken 13, admin klokken 14. Det er fullstendig kaos. Grupper like oppgaver, samle møter, gi hver blokk rom til overgangstid. Feil nummer tre: du har ikke noe som stopper deg – jobben er i absolutt alt. Hvis du ikke bestemmer deg for når dagen slutter, slutter den aldri. Du kan sette deg noen grenser i stedet for å dytte tidsblokkene utover kvelden. Det er ikke noe som gjør deg mindre produktiv – det kan gjøre deg mer produktiv, fordi du produserer i de tidsblokkene du har.

15:39 Hege ChristineDet var øvelsen som hjelper deg til å skissere din ideelle uke. Så start med å legge livet inn i kalenderen din. Skriv inn bursdager. Skriv inn trening. Skriv inn ting som betyr noe for deg, som du ønsker å beskytte. Og så bygg businessen rundt. Gi hver dag et tema, så du vet hva den handler om før den starter. Bruk timeblocking for å skape struktur innenfor dagen. Beskytt fokuset ditt som om det var en kundeavtale, for de er like viktige. Lag deg oppstarts- og avslutningsrutiner som gjør at du faktisk kan stenge av dagen når du er ferdig. Og tenk ikke bare uke – tenk måned. Fire uker som gjentas gir deg det rammeverket du trenger. Review i hvert kvartal, juster når noe ikke fungerer. Dette er ingenting du lager én gang og glemmer – dette er noe du bygger og blir bedre på over tid.

16:20 Hege ChristineOg det er ikke slik at du kommer til å treffe 100 prosent hver uke. Det er ikke poenget. Poenget er at nå har du en plan til å navigere etter, og når du gjør unntak, vet du hva du må kompensere for.

16:30 Hege ChristineFør vi avslutter, la meg gi deg tre spørsmål du kan reflektere over. Én: Hva passer din energi? Liker du live-kontakt? Får du energi asynkront? Trives du med struktur eller frihet? Hva passer i hverdagen din? For det hjelper ikke om planen er perfekt på papiret, hvis den ikke passer deg. To: Hva må være på plass for at uken skal fungere? Ikke hva du vil ha, men hva som faktisk må være sant – søvn, trening, familie, egen tid. Legg det inn først. Tre: Hva kan samles på én dag i måneden, i stedet for å spres over hver enkelt uke? Møter, innhold, admin – tenk i den lengre måten, ikke bare i den enkelte uken.

17:07 Hege ChristineSå oppgaven jeg gir deg: sett deg ned, skisser din ideelle uke og din ideelle måned. For i mange tilfeller er ikke hver uke lik i kalenderen – men fire uker i måneden som gjentas, gir deg det rammeverket du trenger. Start enkelt. Test. Juster. Du trenger ikke ha alt på plass med én gang. Legg inn livet. Legg inn en businessblokk. Test det i en uke. Og så bygger du deg fra der. Og husk: kalenderen din er en strategi, ikke en oppgaveliste. Du bestemmer over den, og så får businessen tilpasse seg.

17:34 Hege ChristineTusen takk for at du lyttet inn. Hvis du likte episoden, vil jeg bli kjempeglad om du abonnerer på The Edit. Da får du nye episoder rett i feeden hver uke. Og hvis du kan legge igjen en anmeldelse, hjelper det andre gründere å finne podcasten. Og hvis du vil dele podcasten med noen du tror vil ha nytte av den, så vil jeg bli veldig glad. Send meg gjerne en melding på Instagram – jeg vil gjerne høre fra deg. Du finner meg som @hegechristine.no. Fortell meg hva du tenker – hva er det viktigste for deg når du planlegger uken din? Vi snakkes i neste episode.