Hvor mange av oppgavene dine blir gjort uten at du gjør dem selv?
Fredag var lenge admindagen til Hege Christine. Nå starter hun dagen i sofaen med en bok og en kopp kaffe, mens AI-assistentene hennes går gjennom tallene og lager oversikten over uken. Hun har ikke blitt noe mer glad i regnskap. Hun har bare sluttet å bruke like mye tid på det.
I denne episoden deler Hege Christine hvordan hun har satt opp assistentene sine, hva hun skulle ønske hun hadde tenkt på tidligere, og hvordan du finner den første oppgaven du kan gi fra deg.
Spørsmål og svar fra episoden
Hva er en AI-ansatt?
En AI-ansatt er en assistent med et konkret ansvarsområde, som utfører en oppgave for deg uten at du må åpne en ny samtale og be om hjelp hver gang. Det er forskjellen på en sparringspartner og en assistent. Hege Christine har for eksempel Tallknuseren, som går gjennom tallene fra Stripe og regnskapsprogrammene, og Kapteinen, som holder oversikt over det som må lukkes før uka er over.
Hvordan setter jeg opp min første AI-ansatt?
Start med selve arbeidsoppgaven, ikke med verktøyet. Forklar Claude oppgaven slik du ville forklart den til en ny medarbeider, og be Claude hjelpe deg med å lage en arbeidsinstruks ved å stille deg spørsmål. Når instruksen er på plass, ser du på hvilke verktøy assistenten trenger tilgang til, og om oppgaven skal kjøres på et bestemt tidspunkt.
Hvilken oppgave bør jeg gi fra meg først?
Velg én oppgave du kjenner igjen fra din egen hverdag, og som følger omtrent det samme mønsteret hver uke. Hege Christine nevner å gå gjennom innboksen for å finne ut hvem du skal følge opp, å hente salgstall fra ulike systemer og å finne fram til tidligere notater før møter. Spør deg selv hva det ville vært deilig å slippe å starte på fra scratch neste uke.
Hva bør stå i en arbeidsinstruks til en AI-assistent?
Instruksen bør si hva assistenten skal gjøre, hvor informasjonen ligger og hva som kjennetegner det den skal lete etter. Den bør også si når du vil ha jobben gjort og hva assistenten skal levere tilbake til deg. Til slutt bør du sette grenser for hva assistenten skal og ikke skal gjøre.
Bør en AI-assistent få sende e-post og ha full tilgang?
Nei, ikke nødvendigvis. Hvis assistenten skal hjelpe deg med e-post, kan det være helt riktig at den bare lager utkast som du selv går gjennom, godkjenner og sender. Den bør ha tilgang til akkurat det den trenger for å gjøre jobben, for det er fortsatt du som er ansvarlig for businessen din.
Hvor lang tid tar det å få en AI-assistent til å fungere godt?
Du bør teste oppgaven flere ganger før du setter den på automatisk kjøring, og justere instruksen når rapporten er for lang eller mangler informasjon. Hege Christine tester, justerer og prøver igjen, og understreker at en god arbeidsflyt ikke er satt opp på én dag. Enkelte av de store flytene har hun brukt flere måneder på å tilpasse.
Les hele episoden
Her kan du lese hva Hege Christine sier i episoden, med tidskoder. Transkriptet er renskrevet.
Les transkriptetSkjul transkriptet
Når oppgavene allerede er gjort
Hege ChristineForestill deg at du starter arbeidsdagen, åpner laptopen og så oppdager du at flere av oppgavene du vanligvis bruker den første timen på, allerede er gjort. Du har fått oversikt over dagens møter. E-postene som trenger oppmerksomheten din, er ferdig sortert. Og kanskje ligger det også noen ferdige utkast som bare venter på at du skal gå gjennom dem og justere. Og det er jo ganske interessant å tenke på, for hvor mye av arbeidsdagen din går egentlig med til oppgaver som du gjør igjen og igjen, og som følger omtrent det samme mønsteret hver eneste gang? Jeg får ganske mange spørsmål fra gründere og småbedriftseiere som allerede bruker AI.
Hege ChristineMen så lurer de på hvordan de kan komme seg videre fra å bruke det til tekstproduksjon, ideer og sparring. Det forstår jeg godt, fordi det er en ganske stor forskjell på å få hjelp til å løse en oppgave og faktisk sette opp en assistent som kan utføre oppgaven for deg. Så i dag har jeg lyst til å ta deg med behind the scenes i min egen business og vise deg hvordan jeg bruker AI-assistenter, hva jeg har lært av å sette dem opp, og hvordan du kan komme i gang med din egen. Og jeg har en liten oppgave til deg underveis, for når denne episoden er ferdig, så vil jeg at du skal ha en konkret plan for den første oppgaven du har lyst til å gi fra deg. Velkommen til The Edit! Jeg er Hege Christine, og her snakker vi om strategi, systemer og smartere måter å drive business på.
Hege ChristineJeg har jobbet med gründere og småbedriftseiere i mange år. Og mye av dette kjenner jeg veldig godt igjen, både fra min egen business og fra dem jeg jobber med. Det er hvor mange forskjellige oppgaver vi har ansvar for. Vi skal levere det kundene våre betaler oss for, men vi skal jo også markedsføre oss. Vi skal selge, vi skal følge opp kunder, vi skal holde orden på økonomien og sørge for at alle systemene fungerer. Og det er jo ikke nødvendigvis sånn at målet er å ansette flere folk. Mange trives godt med å drive alene eller med et lite team, men det betyr jo ikke at alle oppgavene forsvinner.
Adminfredagen min
Hege ChristineFor min del har fredager i mange år vært admindagen min. Det har vært dagen hvor jeg skulle få unna alt det administrative, gå gjennom økonomien, følge opp løse tråder og sørge for at jeg hadde kontroll før jeg tok helg. Og jeg skal være den første til å innrømme at jeg ikke akkurat elsker å holde på med regnskap eller sitte og lete gjennom tall og informasjon i ulike systemer. Men jeg vil jo ha kontroll på businessen min. Jeg vil vite hvordan jeg ligger an i forhold til målene mine, hvordan likviditeten ser ut, og om det er noe jeg bør være spesielt oppmerksom på. Tidligere har det betydd at jeg måtte bruke ganske mye tid på å hente ut og sammenstille denne informasjonen selv.
Hege ChristineMen nå ser fredagene mine ganske annerledes ut. For nå snakker vi ikke om en admindag, vi snakker om noen få admintimer. Og jeg har kunnet tillate meg en treg start på dagen, gjerne i sofaen med en bok og en god kopp kaffe, mens min CFO, også kjent som Tallknuseren, som vi skal inn på litt senere, går gjennom tallene fra Stripe og regnskapsprogrammene mine.
Tallknuseren og Kapteinen
Hege ChristineDen ser på hvordan businessen ligger an, vurderer tallene opp mot likviditeten og målsettingene mine, og gir meg en rapport som gjør det mye enklere å forstå hva jeg bør være oppmerksom på. Og det er jo det her jeg synes er så fint. Jeg trenger ikke å bruke masse tid på å lete fram informasjon for å få oversikt. Jeg kan heller bruke tiden på å vurdere det rapporten forteller meg, og ta de beslutningene som er mine å ta. Og så har jeg en annen assistent. Jeg har valgt å kalle den Kapteinen. For jeg trenger hjelp med å holde oversikt over hvilke saker og oppgaver jeg bør få lukket før uka er over, så jeg kan gå inn i neste uke med blanke ark og full oversikt. For det er målet mitt med disse adminfredagene.
Hege ChristineJeg ønsker å avslutte uka med en tom innboks, kontroll på tallene og en tydelig prioriteringsliste over det som eventuelt skal videre. Og jeg vet jo at det ikke alltid er mulig å få absolutt alt unna, men det er en ganske stor forskjell på å vite hva som gjenstår, og å ha en diffus følelse av at det er noe som du sikkert har glemt. Og det er også noe av det jeg setter mest pris på med disse små rapportene jeg får. Jeg får informasjonen samlet og presentert på en måte som gjør at jeg føler at jeg har hodet over vann, selv om det skjer ganske mye i businessen. Og her er det jeg vil at du skal legge merke til. Jeg har ikke blitt noe mer glad i regnskap. Jeg har bare sluttet å bruke like mye tid på å gjøre det jeg ikke er spesielt glad i. For det er en ganske interessant forskjell fra hjelp når du spør, til arbeid som faktisk blir gjort.
Fra hjelp når du spør, til arbeid som blir gjort
Hege ChristineFor når jeg først begynte å bruke AI på denne måten her, så begynte jeg også å se på andre deler av arbeidsdagen min. Hvorfor skulle jeg nødvendigvis sitte foran datamaskinen mens alle oppgavene ble gjort? Jeg kan jo sette i gang Innholdsprodusenten før jeg drar på trening, og når jeg kommer tilbake, så ligger det utkast klare, som jeg kan gå gjennom og jobbe videre med. Eller forestill deg at du har et digitalt møte med en kunde, hvor dere har diskutert et nytt prosjekt. Når transkriptet fra samtalen foreligger, kan en assistent bruke det som grunnlag for et tilbudsutkast med leveranser og rammer fra det dere faktisk har snakket om. Og da er det ikke slik at du trenger å begynne med et tomt dokument og prøve å huske alt som ble sagt i møtet.
Hege ChristineDu har et utgangspunkt som du kan kvalitetssikre, justere og sende videre. Og nå vil jeg utfordre deg litt. Hvis det er slik at du allerede bruker AI til å skrive, planlegge eller gjøre research, så vet du jo hvor mye hjelp du kan få. Men hvor mange av oppgavene dine har du faktisk begynt å gi fra deg? Hvor mange av dem blir gjort uten at du må åpne en ny samtale og be om hjelp hver eneste gang? For det er der forskjellen ligger mellom å ha en sparringspartner og å ha en assistent med et konkret ansvarsområde. Og jeg synes det er verdt å tenke på, for vi kan bli veldig flinke til å bruke AI uten at det nødvendigvis endrer så mye på hvordan vi organiserer arbeidsdagen vår.
Hege ChristineVi kan produsere innhold raskere, vi kan skrive e-post raskere, og vi kan få hjelp til å lage planer. Men vi sitter fortsatt med ansvaret for å starte alle oppgavene og følge dem opp. Så kan vi begynne å se på noen av de oppgavene her som noe som vi faktisk kan delegere. Det bringer meg til noe jeg har lært av å sette opp mine egne assistenter.
Start med oppgaven, ikke verktøyet
Hege ChristineDet er lett å bli begeistret over mulighetene og starte med verktøyene. Du ser at Claude kan kobles til mange ulike systemer, hente informasjon og gjøre oppgaver, og så får du lyst til å teste absolutt alt. Det er en begeistring jeg kjenner meg veldig godt igjen i, men jeg har oppdaget at det er mye smartere å begynne i den andre enden, nemlig med selve arbeidsoppgaven. For det hjelper ikke så mye at du har laget en avansert assistent hvis den ikke gjør noe du faktisk har behov for. Og det er heller ikke nok å si til Claude at du ønsker en god oversikt over økonomien eller arbeidsdagen din. Du må forklare hva en god oversikt faktisk betyr for deg.
Hege ChristineHvilken informasjon vil du ha med? Hva skal prioriteres? Hvor detaljert skal rapporten være? Og hva trenger du egentlig ikke å vite? Jeg har selv opplevd at rapporter har blitt altfor omfattende, eller at informasjon jeg forventet skulle være med, har manglet. Og da har jeg gått inn, justert instruksene, testet på nytt og funnet ut hvilken type rapport og omfang det er som faktisk fungerer for meg. Og det er jo ganske logisk, for hadde jeg ansatt noen til å gjøre denne jobben, så ville jeg jo heller ikke forventet at vedkommende skulle forstå alle rutinene og prioriteringene mine uten at jeg hadde forklart dem. Og det er den tankegangen jeg vil at du skal ta med deg inn når du skal begynne å tenke på din første AI-assistent. For nå har jeg lyst til at du skal gjøre noe annet enn bare å lytte til meg. Du trenger ikke å sitte foran datamaskinen for å gjøre dette. Hvis du er ute og går en tur eller sitter i bilen, kan du tenke over noen spørsmål som jeg stiller deg.
Øvelsen: Hva ville du gitt fra deg?
Hege ChristineJeg vil at du skal forestille deg at du skal ansette en ny medarbeider i businessen din. Men at du foreløpig bare har mulighet til å gi vedkommende ansvar for én oppgave. Hva ville du gitt fra deg? Og jeg mener ikke at du skal ansette en markedssjef eller en administrativ leder som skal ta ansvar for absolutt alt. Jeg vil at du skal tenke mye mindre og mer konkret. Hva gjør du i løpet av en vanlig uke som følger omtrent det samme mønsteret hver gang? Kanskje du bruker mye tid på å gå gjennom innboksen og finne ut hvem du skal følge opp.
Hege ChristineKanskje du henter informasjon fra ulike systemer for å få oversikt over salget. Eller kanskje du har møter hvor du hver gang må bruke tid på å finne fram til tidligere notater og avtaler. Det kan selvfølgelig være noe helt annet også, men prøv å finne en oppgave du kjenner igjen fra din egen hverdag. Hva ville det vært deilig å slippe å starte på fra scratch neste uke?
Slik skriver du arbeidsinstruksen
Hege ChristineNår du har funnet den oppgaven, så vil jeg at du skal tenke litt videre. For hvis du faktisk skulle gitt denne jobben til en ny medarbeider, hva hadde du måttet forklare til den? La oss si at du trenger hjelp med kundeoppfølging. Da holder det ikke bare å si at vedkommende skal følge opp kundene dine. Du må forklare hvor informasjonen ligger, hva som kjennetegner en kunde som trenger oppfølging, og hva du forventer at medarbeideren skal gjøre med denne informasjonen. Kanskje ønsker du en liste over kundene du bør kontakte, sammen med et forslag til hva du kan skrive til hver enkelt. Kanskje ønsker du at dette skal være klart hver mandag morgen, sånn at du kan gå gjennom forslagene og bestemme hva som skal sendes.
Hege ChristineDa har du plutselig begynt å definere en ganske konkret arbeidsoppgave. Du vet hva assistenten skal gjøre, hvilken informasjon den trenger, når du vil ha jobben gjort, og hva den skal levere tilbake til deg. Det er akkurat det som skal til for at du skal lage en solid arbeidsinstruks. Men det er én ting til jeg vil at du skal tenke gjennom, og det er hvilke grenser du ønsker å sette.
Sett grenser for assistenten
Hege ChristineFor hvis assistenten skal hjelpe deg med e-post, så betyr ikke det nødvendigvis at den skal få sende e-poster på dine vegne. Kanskje er det helt riktig at den bare lager utkast som du selv går gjennom, godkjenner og trykker send på. Og det samme gjelder tilgangene du gir den. Den skal ha tilgang til akkurat det den trenger for å gjøre jobben, så det er ingen grunn til å gi den tilgang til mer enn nødvendig. Det er jo fortsatt du som er ansvarlig for businessen din, og det ansvaret forsvinner ikke fordi du bruker AI. Og nå vil jeg at du skal legge merke til noe. Du har nettopp tenkt gjennom hvilken oppgave du vil gi fra deg, hvilken informasjon assistenten trenger, når den skal gjøre jobben, og hva du ønsker å få tilbake. Det betyr at du har startet å lage din første arbeidsinstruks. Gratulerer! Nå er det kanskje noen som synes at dette høres veldig fint ut.
Slik setter du det opp i Claude
Hege ChristineMen hvordan får jeg det satt opp? Det er her Claude kommer inn. Du kan starte med å forklare Claude omtrent slik du ville forklart det til en ny medarbeider. Du kan for eksempel si at du driver din egen business, og at du skal lage en AI-assistent som skal hjelpe deg med kundeoppfølging. Den skal finne kunder som trenger oppfølging, lage en kort oversikt og foreslå svar som du selv godkjenner. «Hjelp meg med å lage en arbeidsinstruks, og still meg spørsmål om det du trenger å vite for at denne assistenten skal gjøre en god jobb.» Da kan Claude hjelpe deg med å konkretisere oppgaven og lage en instruks du kan jobbe videre med. Så fort instruksen er på plass, kan du starte med å se på hvilke verktøy assistenten trenger tilgang til, og om dette er en oppgave som skal kjøres på et bestemt tidspunkt.
Test før du automatiserer
Hege ChristineMen før du setter den på automatisk kjøring, så vil jeg at du skal teste, ikke bare én, men flere ganger. For det er så lett å bli begeistret over at noe fungerer, at vi gjerne glemmer å kontrollere om det faktisk fungerer på den måten vi ønsker. Så kjør oppgaven, se på resultatet og vurder om dette er noe du ville vært fornøyd med å få levert fra en medarbeider. Mangler det informasjon? Forklar det som mangler. Hvis rapporten er for lang, be om en kortere versjon. Og hvis assistenten gjør noe du ikke ønsker, så må du være tydelig på grensene. Og det er sånn jeg jobber med mine egne assistenter også. Jeg tester, justerer og prøver igjen, og etter hvert får jeg en arbeidsflyt som passer måten jeg ønsker å drive businessen min på. Men det er ikke satt opp på én dag. Enkelte av de store flytene har jeg brukt flere måneder på å tilpasse.
Få tilbake fredagen din
Hege ChristineSå hva om du plutselig fikk tilbake fredagene dine? Med en god kopp kaffe, mens Tallknuseren går gjennom tallene mine og Kapteinen hjelper meg med oversikten over det som gjenstår, så er det jo ikke fordi jeg har sluttet å bry meg om hva som skjer i businessen min. Jeg vil fortsatt ha kontroll, og jeg vil fortsatt ta gode beslutninger. Men jeg har fått muligheten til å bruke tida mi annerledes. Kanskje er det nettopp det du også ønsker deg. Kanskje er det ikke en hel admindag du vil bli kvitt, men bare den timen du bruker hver mandag på å samle informasjon, eller den fredagsettermiddagen hvor du prøver å få oversikt over alt som ikke har vært gjort. Og det er jo ikke nødvendigvis et mål å fylle den frigjorte tiden med enda flere oppgaver. Kanskje ønsker du mer tid til kundene dine, å utvikle noe nytt, eller faktisk kunne avslutte arbeidsdagen når du hadde tenkt. Og det er en ganske god grunn til å starte å utforske hva du kan gi fra deg.
Gratis guide og ukens utfordring
Hege ChristineHvis du har lyst til å gjøre dette selv, så har jeg laget en gratis guide til deg. Den heter «Ditt første AI-team». Der får du sju eksempler på AI-assistenter, med ferdige instrukser og en oppskrift på hvordan du kan sette dem opp i Claude. Der møter du blant annet Morgenvakten, Postmesteren og Tallknuseren. Men det er selvfølgelig ikke slik at du trenger å sette opp alle de sju. Du velger kanskje bare én av dem. Det viktigste er at du tar utgangspunkt i en oppgave som er relevant for din egen business, og bruker oppskriften til å komme i gang. Så må du selvfølgelig bruke tid på å justere den, slik at den blir spesielt skreddersydd til deg. Du finner guiden på sider.hegechristine.no/ai-team, men jeg legger også lenken i shownotes, så er det litt enklere.
Hege ChristineOg så utfordringen: Velg én oppgave, bare én. Og så sett av tid i denne uka her til å teste hvordan du kan gi den fra deg. For når du først har opplevd at én oppgave faktisk blir gjort uten at du trenger å gjøre hele jobben selv, så begynner du å se flere muligheter. Og hvem vet, kanskje kan du også få tilbake noen timer du tidligere brukte på administrasjon, eller få litt mer plass i hodet til å jobbe med det du faktisk har lyst til. Kanskje kan fredagen din også starte roligere, med en bok og en kopp kaffe, mens noe av arbeidet allerede blir gjort. Tusen takk for at du lyttet til The Edit. Vi snakkes!
